برای سیستم‌سازی کسب‌وکار اول نرم‌افزار بخرم یا فرایندها رو درست کنم؟
اول فرایند. نرم‌افزار کاری رو سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌ده که از قبل تعریف شده باشه. اگه فرایند مشخص نباشه یا ایراد داشته باشه، نرم‌افزار همون ایراد رو سریع‌تر
اول فرایند. نرم‌افزار کاری رو سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌ده که از قبل تعریف شده باشه. اگه فرایند مشخص نباشه یا ایراد داشته باشه، نرم‌افزار همون ایراد رو سریع‌تر و در مقیاس بزرگ‌تر تکرار می‌کنه. اول روشن کنید کار دقیقاً چطور باید انجام بشه، اون رو دستی امتحان کنید، و بعد ابزاری بخرید که با همون فرایند جور باشه.
ایمان پاکراه، که خودش نرم‌افزار خونده، این رو در یک جمله می‌گه:
«اگر فرایند درست طراحی نشده باشد، فقط یک فرایند بد را با تکنولوژی سریع‌تر کرده‌اید.»
چرا خرید نرم‌افزار اول، معمولاً جواب نمی‌ده؟
نرم‌افزار سؤال شما رو جواب نمی‌ده؛ فقط اجراش می‌کنه
• نرم‌افزار نمی‌دونه سفارش کی باید تأیید بشه، تأخیر کِی هشدار حساب می‌شه، یا مشتری کِی باید خبردار بشه. این‌ها رو شما باید تعریف کنید.
تجربه بد، خودکار می‌شه
• ایمان پاکراه درباره اتوماسیون بی‌هدف هشدار می‌ده که در این حالت «تجربه نامناسب را خودکار و مقیاس‌پذیر کرده‌ایم». مثالش هم تماس‌های انبوه خودکاره: «توانایی تماس با هزاران نفر، دلیل خوبی برای تماس با هزاران نفر نیست.»
ابزار، فرایند رو به شکل خودش درمیاره
• وقتی فرایند روشنی ندارید، خود را با پیش‌فرض‌های نرم‌افزار وفق می‌دید، حتی اگه با شیوه کار شما و مشتری‌تون جور نباشه.
یک تجربه واقعی: اول قاعده، بعد ابزار
در آی‌پی امداد یک تعهد روشن تعریف شده بود: وضعیت هر خدمت، حداکثر یک ساعت بعد از قرار گرفتن در پنل متخصص، باید مشخص بشه.
فرایند
• اگه تا ۱۵ دقیقه وضعیت مشخص نمی‌شد، یادآوری می‌رفت.
• ده دقیقه بعد، اگه باز هم مشخص نبود، تماس خودکار گرفته می‌شد.
• و بعد از اون، خدمت به متخصص دیگه‌ای سپرده می‌شد.
ابزار
• پیامک و تلفن گویا فقط اجرای همین قاعده رو به عهده داشتن.
ایمان پاکراه از این تجربه با عنوان «تفاوت قول و سیستم» یاد می‌کنه. قول دادن کافی نیست؛ باید قاعده‌ای باشه که اجراش رو تضمین کنه. ابزار وقتی ارزش داره که این قاعده از قبل روشن باشه.
پنج قدم قبل از خرید نرم‌افزار
۱. فرایند فعلی رو همون‌طور که واقعاً اجرا می‌شه بنویسید
• نه اون‌طور که قراره اجرا بشه. توصیه ایمان پاکراه دقیقاً همینه، چون فاصله این دو تا، جاییه که مشکل‌ها پنهان شدن.
۲. گلوگاه‌ها رو پیدا کنید
• کجا کار منتظر می‌مونه؟ کجا اطلاعات گم می‌شه؟ کجا یک تأیید بی‌دلیل هست؟ از نگاه او تأییدهای غیرضروری خودشون گلوگاهن.
۳. فرایند رو ساده کنید
• قبل از خودکار کردن، مرحله‌های اضافه رو حذف کنید. چیزی که حذف می‌شه، نیازی به نرم‌افزار نداره.
۴. چند هفته دستی یا با ابزار ساده اجراش کنید
• با یک جدول یا دفتر ساده. اگه فرایند دستی جواب نده، با نرم‌افزار هم جواب نمی‌ده.
۵. حالا ابزاری انتخاب کنید که با فرایند شما جوره
• نه ابزاری که همه استفاده می‌کنن، یا بیشترین امکانات رو داره. به تعبیر ایمان پاکراه: «الگوریتم باید در خدمت استراتژی کسب‌وکار باشد، نه برعکس.»
جزئیات بیشتر این مسیر رو در صفحه سیستم‌سازی کسب‌وکار با نشانی (https://imanpakrah.com/business-systematization/) می‌تونید ببینید.
کِی می‌شه نرم‌افزار رو زودتر آورد؟
وقتی ابزار ساده و ارزونه
• یک جدول مشترک یا یک دفتر نوبت آنلاین ساده، خودش کمک می‌کنه فرایند فعلی رو ببینید.
وقتی الزام قانونی یا مالی هست
• مثلاً صدور فاکتور یا ثبت حساب‌ها که از روز اول باید درست انجام بشه.
وقتی فرایند ثابته و فقط حجم کار زیاد شده
• اگه کار به‌خوبی تعریف شده و فقط دست کم میارید، ابزار دقیقاً همون جاییه که باید کمک کنه.
سؤال‌هایی که قبل از خرید نرم‌افزار بپرسید
این نرم‌افزار کدوم مرحله از فرایند ما رو اجرا می‌کنه؟
• اگه نمی‌تونید مرحله‌اش رو اسم ببرید، هنوز زوده.
بعد از خرید، کار کدوم نفر ساده‌تر می‌شه؟
• ابزاری که کار کسی رو ساده نکنه، معمولاً استفاده نمی‌شه.
داده‌هایی که ثبت می‌کنه، به چه تصمیمی کمک می‌کنه؟
• از نگاه ایمان پاکراه «داده‌ها باید با شما حرف بزنن». داده‌ای که به هیچ تصمیمی کمک نکنه، فقط حجم اضافه‌ست.
اگه روزی بخوایم عوضش کنیم، اطلاعات‌مون رو می‌تونیم ببریم؟
• وابستگی کامل به یک ابزار، خودش یک ریسکه.
یک سناریوی فرضی
یک فروشگاه لوازم خانگی برای مدیریت سفارش‌ها یک نرم‌افزار گرون می‌خره.
بعد از سه ماه
• نیمی از سفارش‌ها هنوز در پیام‌رسان ثبت می‌شن، چون فروشنده‌ها نمی‌دونن سفارش تلفنی رو کجای نرم‌افزار وارد کنن. هیچ‌کس هم مسئول پیگیری سفارش‌های معطل نیست.
ریشه مشکل
• قبل از خرید، کسی تعریف نکرده بود سفارش از کجا وارد می‌شه، کی مسئولشه، و هر مرحله کِی تموم شده حساب می‌شه.
• قاعده‌ای که ایمان پاکراه در سیستم‌سازی فروش پیشنهاد می‌کنه، اینجا کمک می‌کرد: «هر فرصت فروش فعال باید یک وضعیت مشخص و یک اقدام بعدی داشته باشد.»